Archiwizacja dokumentów

W każdej firmie codziennie produkuje się dziesiątki dokumentów. Pomimo powszechnej komputeryzacji nadal nie możemy pozbyć się nawyku drukowania i ręcznego podpisywania pism, zarządzeń, raportów i wielu innych dokumentów. To niestety prowadzi z czasem do ich nawarstwienia i konieczności rozbudowy archiwum.

Dobrze wyposażone archiwa zakładowe

wyposażenie archiwum zakładowegoW każdej firmie istnieje wymóg przechowywania dokumentów przez jeszcze wiele lat od ich powstania. Jest to potrzebne w przypadku ewentualnej kontroli z różnych urzędów. Dla dużych zakładów może to oznaczać konieczność przechowywania nawet kilku ton papierów na raz. Dlatego właśnie tworzy się specjalne pomieszczenia zwane archiwami, gdzie przechowuje się stare nie potrzebne akurat dokumenty. Standardowe wyposażenie archiwum zakładowego obejmuje regały na segregatory i zamykane szafy do przechowywania ważniejszych dokumentów. Dostęp do takiego archiwum powinny mieć tylko uprawnione osoby, gdyż znajduje się tam wiele tajemnic firmowych, które nie powinny ujrzeć światła dziennego. Odpowiednie umeblowanie takiego archiwum to podstawa. Konieczne jest w końcu wygospodarowanie jak największej ilości miejsca, gdyż papiery będą tam raczej przychodzić niż z niego odchodzić. Tendencja jest taka, że nikt starych papierów raczej nie wyrzuca w obawie przed ich odczytaniem, dlatego też archiwa zakładowe powiększają się w nieskończoność, aż do czasu konieczności przeniesienia ich w inne miejsce.

Do zarządzania takim archiwum powinno się zatrudnić poukładanego fachowca. Jego zadaniem jest nie tylko upychanie papierów na półkach ale także ich katalogowanie w uporządkowany sposób, tak, aby w razie potrzeby mógł powrócić do dowolnego dokumentu w razie potrzeby, na przykład niezapowiedzianej kontroli urzędu skarbowego.